lunes, 27 de abril de 2009

ADMINISTRACIÓN HOTELERA

LOS ORGANIGRAMAS


Estos son el medio que utilizan las empresas para el análisis teórico y la acción practica de la administración.

También es la representación gráfica de la estructura orgánica y funcional de todas las unidades que integran la organización la organización indicando sus aspectos más importantes como son las relaciones jerárquicas, de comunicación y de coordinación. También indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos, desde el mayor hasta el menor.





REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA

1) El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.

2) De la base inferior del rectángulo principal deberá salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.

3. En el nivel inmediatamente inferior a la adm. Deberán aparecer las asesorías.

4. Luego de las asesorías estarán las unidades de líneas operativas.


CARACTERISTICA:

1. Los organigramas pueden promover la comprensión de la problaciones de comunicación.

2. Orientar a los nuevos empleados hacia la relación y complejidades estructurales.

3. Proporcionar una imagen gráfica del aspecto integro de actividades y servicios de la organización y de las actividades y personal vital para lo mismo.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

• No es una representación exacta de la realidad de la empresa.

• Sólo muestra unas cuantas de las relaciones de la organización formal y ninguna de la organización informal.

• No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categoría en las distintas partes de la organización.

• Ningún organigrama puede expresar por si mismo todos los datos de la organización, por lo que necesita complementarse con otros documentos.

• Son muy difíciles de mantenerlos actualizados.


CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Estos se clasifican atendiendo a:

1) El ámbito de aplicación o como muestran la estructura. Estos se dividen en:

a) Generales y maestros: Estos suministran una visión general de la organización, indicando sólo las unidades de más importancia.

b) Específicos o analíticos: Que dan una visión detallada de la estructura de la institución; incluso se complementan con información anexos.

c) Complementarios o microorganigramas: Estos indican una sola unidad o una parte importante de la estructura en forma detallada.


2) Atendiendo al contenido es:

a) Funcionales: Estos además de describir los órganos de las organizaciones, muestran las funciones principales.


ORGANIGRAMAS:

El organigrama se concibe como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución, de forma tal que se pueda observar la relación de jerarquía que tiene.

Por lo regular se diseñan desde arriba hacia abajo, mostrando la jerarquía de mayor a menor.

El organigrama se compone de rectángulos y/o cuadrados (donde se encierran los nombres de los cargos), que se unen por medio de líneas, las cuales representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institución.

La principal utilidad del Organigrama viene dada porque pede apreciarse, de manera fácil, la forma en que se estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se ha dividido.

Sin embargo es importante aclarar dos (2) aspectos limitativos que tienen los organigrama.

A.- Representan solamente las relaciones formales de la entidad, sin dar a conocer las relaciones informarles que se dan frecuentemente en los diferentes niveles organizacionales.

B.- Es una representación gráfica estática, lo cual impide visualizar los cambios continuos que se verifican.

Estos implica que los organigramas deben ser revisados y actualizados con frecuencia.

Los Organigramas pueden dividirse atendiendo a dos clasificaciones, como son:

I.- Por su Alcance.
II.- Por la forma de representación

I.- Por su Alcance.

De acuerdo a lo que se desea reflejar, existen dos formas de presentar el organigrama.

Organigrama General. Ofrece la la representación completa de una entidad, mostrándose las áreas principales en que está dividida.

Organigrama Departamental: Nos da una visión de la forma en que se compone una Gerencia o Departamento, pudiendo también reflejar áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades comunes dentro de la organización.


II.Por la Forma de Presentación.

En función del tipo de representación que se elabora, pueden clasificarse en tres (3) tipos de organigramas:

- Descendente o Vertical.
- Circular
- Horizontal.

• Organigrama Descendente o Vertical.

Es el más común y se caracteriza por presentar la línea de autoridad desde arriba hacia abajo, encabezándolo el Consejo o Junta de Directores, en algunos casos, y en otros, el Gerente o Encargado.

• Organigrama Circular.

Se compone de círculos y los niveles de autoridad parten desde el centro, colocándose a su alrededor los demás organismos. A medida que los círculos se van alejando del centro, va descendiendo la autoridad.

• Organigrama Horizontal.

Se diseña por medio de rectángulos o cuadrados, que van de izquierda a derecha, dando una clara visión de las líneas de dependencia.

Todos los tipos de organigramas explicados, son presentados con ejemplos gráficos en las páginas siguientes.


FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas pueden ser utilizados para diversos propósitos, todo dependerá de su modalidad. Entre estas finalidades existen las siguientes.

• Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la institución.

• Representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información.

• Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución.

• Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y de sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica.

• Ofrece elementos de juicio para identificar duplicaciones, dispersiones y superposiciones de funciones.

• Determinar el ámbito de supervisión y control de los ejecutivos.

• Instrumentos de suma utilidad en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.


ORGANIGRAMA VERTICAL:

Este tipo de organigrama es muy usado y recomendó para utilizarse en los manuales de organización. Consiste en colocar todos los puestos en casilleros, apareciendo el puesto de más alto nivel en la cúspide y los demás puestos en orden descendente y conectar los puestos por líneas de puntos para indicar autoridad funcional, es una modalidad más sencilla y difundida para representar gráficamente una empresa o institución.


ORGANIGRAMA HORIZONTAL:

Esta modalidad representa las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando al órgano superior a la extrema izquierda. Los niveles jerárquicos se única en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontalmente. Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base.

ORGANIGRAMA ESCALAR:

Este organigrama escalar representa una de las modalidades menos complejas y, como su nombre lo indica, constituye una sucesión ordenada de los distintos segmentos de la organización a manera de peldaño. Es poco usual en la República Dominicana, a diferencia de los Estados Unidos. Su características principal descansa en que no utiliza los rectángulos o recuadros para identificar las distintas unidades, sino líneas continuas sobre las cuales es asentado el nombre de los principales departamentos de la empresa o institución. En esta representación las unidades de líneas y de asesorías no son diferenciadas; en esta forma de organización el nivel jerárquico es adquirido cuando se escala una unidad ubicada en un nivel superior.

ORGANIGRAMA RADIAL:

El organigrama radial es una de las formas menos utilizadas para graficar la organización de una empresa o institución. Consiste en situar el órgano de mayor jerarquía en el centro de una circunferencia y colocar en su derecha las unidades restantes de menor jerarquía, uniéndose entre si por líneas oblicuas. Este tipo de organigrama no ofrece flexibilidad para graficar la naturaleza de las unidades. Su misma conformación implica su aplicación en empresas o instituciones de gran complejidad.

ORGANIGRAMA CIRCULAR:

Este tipo de organigrama constituye una forma de la modalidad radial. Empero presenta la ventaja de que es diseñado en base a círculos concéntricos definidos, los cuales en función de su cercanía al centro, expresan la jerarquía de las unidades que conforman la organización como el radial. Adolece de las mismas fallas que éste.

El organigrama circular coloca la posición suprema en el centro de círculos concéntricos. Las funciones que componen las estructuras están agrupadas alrededor de este centro, de manera que mientras más cerca está del centro, la posición de la función, es más importante.

LOS ORGANIGRAMAS SON ÚTILES INSTRUMENTOS DE ORGANIZACION Y NOS REVELAN:

a) La división de funciones.
b) Los niveles jerárquicos.
c) Las líneas de autoridad y responsabilidad.
d) Los canales formales de la comunicación.
e) La naturaleza lineal o asesoramiento del Depto.
f) Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores.
g) Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la
empresa en cada Depto. o sección de la misma.

VENTAJAS DE SU USO.

1. Obliga a sus autores a aclarar las ideas.
2. Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
3. Muestra quien depende de quien.
4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus ptos. Fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.

DESVENTAJA:

1. No muestra más que las relaciones formales.
2. Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.
3. No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales (las relaciones informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga más de un superior o que la supervisión no la ejerza al superior, inmediato, sino de personal Staff del Depto.).
4. Impone una rigidez innecesaria.
5. Son estática, mientras que los organizaciones que están cambiando siempre y por esta razón puede volverse obsoleta rápidamente, a menos que se actualicen con regularidad y frecuencia.

CONTENIDO:

El organigrama debe contener principalmente los siguiente datos.

1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha del formulario.
4. Aprobación (del presidente, vice-presidente, ejecutivos, consejo de organización).
5. Leyenda, o sea, explicación de líneas y símbolos especiales.

Por lo general, los organigrama sólo muestra las principales divisiones y las más importantes lineas de autoridad formal, es decir, aparecen de los jefes de Depto. En escala ascendente de jerarquía pues si se incluyeron a todos los integrantes de una empresa con todos sus pormenores, se volverán enredadas y complejas, de gran tamaño y la multitud de detalle haría poco practico su uso.


CLASIFICACION


Tipos de organigrama por su amplitud y debido a la complejidad de las empresas, en la actualidad ser han subdividido, en dos tipos tipos.

1. Organigramas maestro: Estos muestran la estructura completa, dando a simple vista un panorama de todas las relaciones entre los Deptos. O componentes principales.

2. Organigrama suplementarios. Estos muestran un solo Depto. O uno de los componentes principales y ofrecen detalles sobre relaciones autoridades y obligaciones y de ese depto.

Nota: Es conveniente tener en cada depto. Un organigrama maestro y uno suplementario del propio depto.. esto permite aclarar y poner de relieve el trabajo en cada depto. Y difundir el conocimiento sobre la estructura orgánica y su utilidad en la empresa.



BIBLIOGRAFIA


Compendio de Adutoría y práctica.
Autor: Edgar Guillermo
Eleido Rodríguez / William Rodríguez.
Edic. 1998, pag. 128.A

Enciclopedia del manegement
Océano /centron editora
Autor: L. Rittell J. Ramsey
Pág. 523.

Fundamento y técnica organ.
José B. Beato,
1998.

Planeación y organización de empresa
Guillermo Gómez Cejas
Pág. 229.
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EJEMPLO:

ORGANIGRAMA DEL HOSTAL DURAND












Manual de Organización y funciones
Determinación de Funciones
Administración
a. Nivel : Administrador
b. Relaciones
- De Autoridad : Con todas las áreas, en el presente caso, recepción, housekeeping, cafetería y mantenimiento.
- De Responsabilidad : Cumplir y hacer cumplir todas las disposiciones emanadas de la Gerencia General.
- De Coordinación : Con Gerencia
- De Dependencia : De Gerencia
c. Funciones:
- Elaborar Programas de trabajo y presentarlos a Gerencia para su aprobación.
- Reclutar, seleccionar y contratar al personal.
- Realizar contratos y convenios referentes a la prestación de servicios colaterales al establecimiento.
- Supervisar, controlar y motivar el desempeño de las labores del personal a su cargo.
- Elaborar, mejorar y/o modificar el reglamento interno.
- Organizar los procedimientos a emplear dentro del establecimiento.
- Organizar programas de capacitación y adiestramiento del personal.
Recepción
a. Nivel : Jefe de Recepción
b. Relaciones
- De Autoridad : De los recepcionistas.
- De Responsabilidad : Responsable del área de recepción.
- De Coordinación : Con administración, pisos, cafetería y mantenimiento.
- De Dependencia : De administración del establecimiento.
c. Funciones:
- Programa los turnos de los recepcionistas.
- Resolver los problemas que se presentan en su área.
- Coordinar con administración sobre su gestión.
- Elaborar informes estadísticos o sobre cualquier incidencia de su área.
- Supervisar las tareas de sus subordinados.
- Otras no contempladas en el presente y que son propias de sus gestión.
Recepcionista
a. Funciones
- Dar la bienvenida al huésped.
- Confirmar si existe reservación o si es eventual.
- Registrar al huésped utilizando el cuaderno de registro.
- Informar al huésped sobre las políticas del hotel.
- Asignar la habitación al huésped y ayudarle.
- Cumplir con las disposiciones señaladas en el reglamente interno del establecimiento.
- Otras de sus competencia.
Cuartelería
a) Nivel : Jefe de pisos
b. Relaciones
- De Autoridad : De los cuarteleros.
- De Responsabilidad : Área de pisos
- De Coordinación : Con administración, recepción, cafetería y mantenimiento.
- De Dependencia : Del administrador
c. Funciones:
- Promover y supervisar la cortesía en el servicio al huésped.
- Vigilar que se apliquen los sistemas de trabajos.
- Capacitar a su personal.
- Promover buenas relaciones laborales.
- Elaborar presupuesto de su sección
- Asistir a reuniones convocados por la dirección de la empresa.
- Coordinar con las demás áreas para el mejoramiento del servicio de la empresa en su conjunto.
Cuarteleros
a. Funciones
- Limpieza interna y externa de los ambientes del establecimiento.
- Verifica que las habitaciones estén en óptimas condiciones.
- Hacer la cama siguiendo el procedimiento señalado o estipulado en el establecimiento.
- Ordenar la ropa y pertenecías del huésped haciendo uso de los closets, mesa de noche, etc.
- Limpiar cuadros y otros objetos de la habitación.
- Respetar y cumplir a cabalidad las disposiciones establecidas en el reglamento interno del establecimiento.
Mantenimiento
a. Nivel : Administración
b. Relaciones
- De Autoridad : Del responsable del área
- De Responsabilidad : Del personal técnico especilizado, gasfitero, electricista, carpintero, albañil, pintor, etc.
- De Coordinación : Con recepción, pisos, cafetería.
- De Dependencia : Del administrador
c. Funciones:
- Velar por el mantenimiento y seguridad de la organización respecto a los equipos e instalaciones.
- Coordinar y hacer adquisiciones necesarias para el buen funcionamiento del establecimiento.
- Es responsable de las existencias en cuanto a herramientas se refiere como son: lustradoras, aspiradoras, máquinas, etc.
- Otras funciones que la administración estime conveniente y las no contempladas en el presente manual y que sean de su competencia.
- Promover buenas relaciones laborales.
- Elaborar presupuesto de su sección
- Asistir a reuniones convocados por la dirección de la empresa.
- Coordinar con las demás áreas para el mejoramiento del servicio de la empresa en su conjunto.
Procedimiento de trabajo
1. Recepción
1.1. Registro de huésped:
a. Nombre : Registro de huésped
b. Departamento : Recepción
c. Finalidad : Que los registros de los huéspedes sean efectuados lo más rápido posible y con mucha amabilidad.
d. Frecuencia :
Diario x
Semanal
Mensual
Anual
Observaciones






e. Tiempo Aprox. : 1 minuto
f. Descripción :
Cargo
Secuencia
Descripción

Recepcionista
Dar la bienvenida al huésped.
Confirmar si existe reservación o es eventual.
Registrar al huésped en el libro correspondiente.
Registrar al huésped sobre las políticas del hotel.
Asignar la habitación
Bloquear la habitación ocupada
g. Formato utilizado :

1.2.Registro de Reservaciones:
a. Nombre : Registro de huésped
b. Departamento : Recepción
c. Finalidad : Que los registros de los huéspedes sean efectuados lo más rápido posible y con mucha amabilidad.
d. Frecuencia :
Diario x
Semanal
Mensual
Anual
Observaciones
e. Tiempo Aprox. : 1 minuto
f. Descripción :

Cargo
Secuencia
Descripción
Recepcionista

Dar la bienvenida al huésped.
Confirmar si existe reservación o es eventual.
Registrar al huésped en el libro correspondiente.
Registrar al huésped sobre las políticas del hotel.
Asignar la habitación
Bloquear la habitación ocupada
g. Formato utilizado :

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